Comment systématiser la gestion de votre entreprise

Titre : « 5 étapes pour systématiser la gestion de votre entreprise (et gagner en productivité et en liberté)« 

Chaîne : Everlaab

URL : https://www.youtube.com/watch?v=vEc9_y-UKCo

• Objectif : Cette masterclass a pour but de vous aider à systématiser la gestion de votre entreprise, afin de gagner en productivité et en liberté.
• Problématique initiale : Beaucoup d’entrepreneurs se sentent prisonniers de leur entreprise, qui dépend énormément d’eux.
• Public cible : Dirigeants de TPE, PME, solopreneurs, et toute personne ayant des équipes à gérer. Même les solopreneurs doivent systématiser pour mieux déléguer à l’avenir.
• Etat actuel des entrepreneurs : Ceux-ci travaillent souvent de 10 à 15 heures par jour, sont constamment sollicités et n’ont pas de véritable déconnexion de leur entreprise, même lors de vacances.

• Objectifs de la masterclass :
  1. Créer des systèmes pour rendre l’entreprise moins dépendante du dirigeant.
  2. Clarification du terme « système » et explication de son application concrète dans une entreprise.
  3. Apprendre à déléguer plus efficacement tout en s’assurant de la qualité du travail.
  4. Introduction aux SOP (Standard Operating Procedures) et leur rôle dans l’autonomisation des équipes.
  5. Présentation d’outils pratiques pour systématiser l’entreprise.
• Le Kit à télécharger : Un kit complet incluant :
  1. Une mind map pour cartographier les fonctions de l’entreprise.
  2. Un espace Notion prêt à être dupliqué pour organiser les systèmes et SOP.
  3. Un template de SOP à personnaliser.
• Les cinq étapes pour systématiser l’entreprise :
  1. Cartographier vos systèmes : Identifier et visualiser l’ensemble des processus, technologies, personnes et interfaces dans votre entreprise.
  2. Capturer vos processus : Documenter les différentes étapes des processus essentiels à la gestion de votre entreprise.
  3. Documenter vos procédures : Mettre en place des instructions claires et complètes.
  4. Tester vos procédures : Vérifier leur efficacité et leur conformité avec les objectifs.
  5. Améliorer vos processus et SOP : Analyser les résultats et optimiser continuellement les systèmes.
• Définition de « système » : Un système est un ensemble d’éléments interconnectés : personnes, processus, technologies et interfaces. L’exemple présenté est celui de la génération de prospects, incluant les équipes, les étapes à suivre (définition de l’ICP, création de landing pages, etc.), les outils utilisés (Notion, Webflow, Canva, etc.), et la manière dont tout est interconnecté.
• Les quatre grands piliers de l’entreprise :
  1. Pilier PDG : Le rôle stratégique, la supervision des opérations et l’optimisation des processus.
  2. Pilier Client : Gestion du marketing, des ventes et du service après-vente. Chaque fonction a ses systèmes spécifiques.
  3. Pilier Produit : Recherche et développement, production et logistique.
  4. Pilier Business : L’ensemble des fonctions supportant l’activité commerciale.
• Réflexion sur la gestion solopreneur : Même en étant solopreneur, ces quatre piliers existent, même si le dirigeant doit gérer tous les aspects à lui seul.

• Pilier « Business » : Ce pilier englobe plusieurs fonctions importantes :
  • Opérations : Développer des systèmes et procédures pour optimiser le fonctionnement de l’entreprise.
  • Admin et Management : La gestion du temps, des ressources et la coordination des équipes (même si l’entrepreneur est seul, il doit se gérer lui-même).
  • Ressources Humaines (RH) : Recrutement, formation, gestion des paies, etc.
  • Légal : Conformité juridique, gestion des risques, contrats, RGPD.
  • Finance : Comptabilité, contrôle de gestion, planification financière, gestion de la trésorerie.
  • Achats : Gestion des biens et services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
  • IT : Gestion des technologies, du site web, cybersécurité, gestion des bugs.
  • Intelligence économique : Veille stratégique, formation continue, gestion des connaissances de l’entreprise.
• Optimisation des systèmes : L’optimisation de tous ces systèmes peut sembler un projet colossal, mais il est important de prioriser les systèmes à améliorer. L’idée est de repérer les systèmes les moins optimaux, comme le système de vente ou marketing, et de les améliorer en priorité.
• Effort continu d’optimisation : L’optimisation des systèmes est un effort constant, pas un projet ponctuel. À mesure que l’entreprise grandit, les systèmes se dégradent et doivent être recréés.
• Processus : Un processus est un ensemble d’étapes nécessaires pour accomplir une tâche spécifique. Par exemple :
  • Gestion des campagnes publicitaires : Définition de l’ICP, création de ressources, landing page, publicités, tests, optimisations.
  • Publication d’articles SEO : Recherche de mots-clés, rédaction, correction, création des visuels, import sur le CMS, publication.
• Cartographie des processus : Créer un organigramme des étapes d’un processus est essentiel pour visualiser et comprendre chaque phase. Des outils comme Miro peuvent être utilisés pour créer ces organigrammes.
  • Exemple de processus : Le processus d’onboarding client. Les étapes peuvent inclure : la prise de contact du client, la préparation et l’envoi du contrat, les relances par email jusqu’à la signature et le paiement, puis l’envoi d’un email de bienvenue et la planification d’un premier appel.
  • Ce processus peut être optimisé, par exemple, en automatisant les relances par email.

• Cartographie des processus : Après avoir cartographié vos processus, vous pouvez les ajouter à un espace comme Notion pour les organiser et les partager avec vos équipes. Exemple : un processus d’onboarding client.
• Structure de Notion :
  1. Chaque processus est structuré avec un titre, un déclencheur, un résultat et une fonction. Par exemple, pour un onboarding client, le déclencheur serait la confirmation du client de rejoindre un programme, et le résultat serait la signature du contrat, le paiement et la première consultation.
  2. Ce processus est ensuite documenté avec des étapes détaillées sur Notion, permettant à toute l’équipe de suivre les instructions clairement et facilement.
• Importance de la procédure (SOP) :
  1. Un SOP (Standard Operating Procedure) est une procédure détaillée qui décrit exactement comment réaliser une tâche. Par exemple, pour la rédaction d’un article SEO, on précise des étapes comme l’utilisation de Google Keyword Planner pour choisir les mots-clés, la rédaction de l’article, l’insertion des mots-clés, etc.
  2. La différence entre un processus et une procédure : Un processus décrit quoi faire, tandis qu’une procédure décrit comment faire. Les procédures doivent être détaillées, sans ambiguïté, et faciles à suivre par n’importe quel collaborateur, même s’il est nouveau dans l’entreprise.
• Clarté et précision des SOP : Les procédures doivent être suffisamment claires et détaillées pour qu’un collaborateur, sans connaissance préalable de l’entreprise, puisse produire les résultats attendus simplement en suivant les instructions. L’objectif est de permettre une autonomie totale de vos équipes.
• Exemples pratiques de SOP :
  1. Pour un processus comme préparer un contrat, on détaille chaque étape : sélectionner le modèle dans un logiciel comme Pandadoc, créer un nouveau contrat, l’envoyer pour signature, etc.
  2. Outils pour documenter les SOP : Vous pouvez utiliser des outils comme Loom pour des vidéos explicatives avec transcription automatique, ou Scribe, un outil permettant de créer automatiquement des SOP en enregistrant des actions sur votre ordinateur (par exemple, comment créer un contrat dans Pandadoc).

• Utilisation de Scribe pour documenter des SOP : Scribe permet de capturer des processus détaillés à chaque étape d’une tâche. Exemple : pour créer un contrat client sur Pandadoc, chaque étape est enregistrée et documentée automatiquement (ex : « cliquez ici », « renommez le document », etc.).
  1. Une fois le processus documenté, vous pouvez ajouter ces étapes dans un outil comme Notion, où elles peuvent être consultées par vos équipes pour s’assurer que les tâches sont réalisées correctement.
• Importance des SOP :
  1. Les SOP (Standard Operating Procedures) sont des instructions détaillées pour accomplir une tâche spécifique.
  2. Par exemple, une procédure pour rédiger un article SEO inclurait des étapes comme l’utilisation de Google Keyword Planner, la rédaction, l’insertion des mots-clés, etc. Ces procédures doivent être claires et détaillées pour éviter toute ambiguïté.
  3. Les SOP permettent de déléguer des tâches en toute confiance, car toute personne, même sans expérience préalable, peut accomplir la tâche simplement en suivant les étapes.
• Tester les procédures : Après avoir créé une SOP, il est essentiel de la tester en demandant à une personne (même hors de l’équipe concernée) de suivre les étapes pour voir si elles sont bien comprises et si elles mènent au résultat attendu. Si certaines étapes sont floues, elles doivent être corrigées.
• Amélioration continue : Une fois les SOP testées, l’étape suivante est de les améliorer en cherchant des moyens de les rendre plus efficaces ou de les optimiser davantage. Cela fait partie de la méthode Kaizen (amélioration continue). L’objectif est de rendre chaque processus plus rapide et plus simple, par exemple en automatisant certaines tâches, comme les relances clients.
• Automatisation des processus : Un exemple de processus à optimiser pourrait être le système de relance des clients. Par exemple, au lieu de relancer manuellement les clients qui n’ont pas signé leur contrat, vous pouvez les ajouter à une séquence automatisée d’emailing, ce qui économise du temps.
• Résumé des étapes pour systématiser l’entreprise :
  1. Cartographier vos systèmes : Avoir une vue d’ensemble des différents systèmes dans votre entreprise pour identifier les points d’optimisation.
  2. Capturer les processus : Documenter les étapes spécifiques nécessaires pour chaque tâche importante dans l’entreprise.
  3. Documenter les procédures (SOP) : Détails étape par étape des processus pour garantir que tout le monde sait exactement ce qu’il doit faire.
  4. Tester les procédures : Faire tester les SOP pour identifier les zones d’ombre et les ajuster.
  5. Améliorer les processus et SOP : Chercher constamment des moyens de rendre les processus plus efficaces, via des ajustements ou de l’automatisation.
• Bénéfices de la systématisation : En mettant en place ces systèmes et SOP, non seulement vous vous détachez de votre entreprise, mais vous augmentez sa valeur. Si un investisseur voit que votre entreprise fonctionne sans votre présence constante, cela augmente sa valeur et son attrait.