Créer un système d’organisation adapté à notre monde chaotique

Titre : « Le système ultime d’organisation – Masterclass complète »
Chaîne : Eliott Meunier

URL : https://www.youtube.com/watch?v=KkO8h75K3Ys

• Introduction : Problème de gestion d’organisation
  • Le sentiment de dispersion et de surcharge mentale empêche la concentration sur des tâches importantes.
  • Les projets stagnent, et les visions à long terme sont difficiles à atteindre.
  • Difficulté à respecter des deadlines ou à démarrer des projets de longue date.
• Objectif de la vidéo :
  • Présenter un système d’organisation complet et accessible à tous.
  • Proposer une méthode pour clarifier sa vision et adapter un système productif selon ses phases de vie.
• Contenu abordé dans la vidéo :
  • Définir sa vision :
    • Identifier ses objectifs et aligner sa vie sur ses aspirations profondes.
  • Le concept de phase de vie :
    • Une alternative aux méthodes rigides comme les plans à 90 jours.
    • Adapter son organisation selon son état énergétique et ses priorités du moment.
  • Choisir la bonne méthode de gestion du temps :
    • Comparaison entre systèmes rigides (ex. : blocs de temps) et des approches plus légères comme le tableau « État-Activité ».
  • Gestion des fichiers :
    • Importance d’un système clair pour réduire la charge mentale.
  • Créer une routine hebdomadaire :
    • Comparaison avec le ménage dans une maison pour maintenir un système fluide.
  • Gérer les flux au quotidien :
    • Techniques pour ne pas se laisser submerger par les mails, articles et tâches.
• Philosophie de la méthode :
  • Un système centré sur ce qui fait vibrer et aligné avec son état interne.
  • Approche anti-productiviste : se concentrer sur le plaisir et la contribution plutôt que sur la maximisation de résultats imposés.
  • Objectif : une vie agréable dans chaque instant (chaque 18e de seconde de conscience).
• Présentation de l’auteur :
  • Danseur professionnel et entrepreneur.
  • Créateur de plusieurs projets : école en ligne, livres, formations, blog, et podcast.
  • Approche unique grâce à une perspective artistique et variée.
• Particularité de la méthode :
  • Basée sur des exercices concrets (ex. : méditation, respiration).
  • Une formation nommée « Atomic Timing » est proposée pour ceux qui veulent approfondir et appliquer le système.

• Le changement du monde : d’un monde structuré à un monde chaotique :
  • Ancien monde (« monde de cases ») :
    • Une distinction claire entre travail et repos.
    • Organisation rigide de l’information (journaux mensuels, hebdomadaires).
    • Un environnement sous contrôle et relativement stable.
  • Nouveau monde (« monde de flux ») :
    • Notifications constantes, disparition des frontières entre vie privée et professionnelle.
    • Événements imprévisibles qui s’enchaînent (ex. : pandémie, crises politiques, décès).
    • Sentiment d’être submergé par le chaos et d’avoir la tête sous l’eau.
• Limites des systèmes classiques de productivité :
  • Conçus pour un monde plus prévisible et structuré, inadaptés au chaos actuel.
  • Rigidité des objectifs et des unités de temps, sans flexibilité face à l’imprévu.
  • Risque de culpabilité si les objectifs ne sont pas atteints, menant à l’abandon.
• Une nouvelle méthode d’organisation basée sur l’énergie et les rêves :
  • Créer une vision claire et inspirante, telle un « phare dans la tempête ».
  • Adapter le système au chaos et aux fluctuations de l’énergie personnelle.
  • Supporter la créativité plutôt que de maximiser la productivité à tout prix.
• Concept clé : l’attracteur étrange :
  • Inspiré de la théorie du chaos, un attracteur étrange est une structure d’ordre caché dans un système chaotique.
  • Comparaison avec la météo : bien qu’elle semble imprévisible, elle tend vers des motifs répétitifs et structurés.
  • Objectif : créer un attracteur étrange personnel, une vision forte pour guider ses actions malgré les perturbations de la vie.
• Métaphore du vélo dans le sable :
  • Regarder un point fixe (l’attracteur étrange) pour avancer avec fluidité.
  • Ne pas se rigidifier face aux déséquilibres (maladie, imprévus, tensions), mais rester aligné sur sa vision.
• Approche globale :
  • Adopter un système d’organisation souple qui tolère le chaos et les imprévus.
  • La vision agit comme une « toile de fond » sous-jacente, garantissant un cap clair malgré les aléas.

• Le chaos et l’attracteur étrange :
  • La vie est chaotique, mais il est possible de rester concentré sur son attracteur étrange, un point fixe qui donne du sens et oriente nos actions, même en cas d’imprévus.
  • Comparaison avec un phare dans la tempête : l’océan peut être agité, mais en gardant un cap clair, on finit par avancer.
• Vision non rigide, mais flexible :
  • Contrairement aux visions rigides et irréalistes (ex. : planifier de créer une grosse entreprise en 5 ans), une vision basée sur l’attracteur étrange est fluide et s’adapte au chaos.
  • Elle sert à naviguer avec souplesse dans la vie tout en maintenant une direction claire.
• Définir un attracteur étrange concret : la journée idéale :
  • Une journée idéale est un repère quotidien et le critère principal pour prendre des décisions de vie.
  • Importance de vivre des journées alignées avec ce qui nous rend heureux, car une vie est simplement la somme des moments vécus.
  • Exemple personnel :
    • Se réveiller à une heure précise dans un environnement agréable.
    • Avoir des activités et interactions qui résonnent avec ses aspirations profondes.
    • S’assurer que chaque engagement professionnel ou personnel est compatible avec cette vision.
• Prise de décision guidée par la journée idéale :
  • Avant de s’engager dans un projet, se demander si cela contribuera à vivre sa journée idéale dans 5 ans.
  • Exemple : refuser de créer une compagnie de danse si cela implique des responsabilités contraires à ce qui est souhaité au quotidien.
• La vision comme outil d’organisation :
  • La vision et la journée idéale servent de « phare » pour orienter toutes les décisions.
  • Des exercices pratiques et outils (méditation, questionnaires) sont disponibles dans la formation « Atomic Timing » pour clarifier cette vision.
• Les phases de vie : un concept central :
  • Les phases de vie sont des périodes marquées par des changements d’énergie, de priorités et de besoins internes.
  • Exemples de phases : période d’introversion (lecture, apprentissage), période d’extraversion (sorties, sociabilité), période de voyage, ou de quête sentimentale.
  • Ne pas reconnaître un changement de phase peut entraîner des crises existentielles ou de l’irritabilité.
• S’organiser en fonction des phases de vie :
  • Sentir les changements internes et ajuster ses objectifs et activités en conséquence.
  • Critique des systèmes traditionnels basés sur des unités de temps arbitraires (90 jours, un an), qui ignorent les fluctuations d’énergie.
• Les limites des unités de temps fixes :
  • Dans une période planifiée, de nombreux imprévus surviennent (maladie, événements personnels, problèmes professionnels).
  • Une organisation basée sur les phases internes est plus flexible et réaliste que des systèmes figés.

• Un système qui s’adapte à la vie, et non l’inverse :
  • Les plans rigides comme le plan à 90 jours échouent souvent à cause des imprévus et des fluctuations d’énergie.
  • Une meilleure alternative : s’organiser autour des phases de vie pour rester aligné avec ses besoins et son énergie.
• Le concept des phases de vie :
  • Identifier sa phase actuelle en fonction de son énergie et de ses priorités internes.
  • Donner un nom à la phase (ex. : « Ancrage Mastery ») et définir des intentions claires (routines, objectifs, habitudes spécifiques).
  • Documenter sa phase via un dossier dans un logiciel de prise de notes pour suivre les progrès, faire du journaling quotidien, et dresser un bilan à la fin de la phase.
• Les phases de vie concrètes :
  • L’auteur partage ses expériences avec 14 phases de vie différentes sur plusieurs années.
  • Chaque phase inclut des bilans, des leçons apprises, des moments marquants, et des ajustements pour la suivante.
  • Exemple : une phase appelée « London Baby » ou une phase « Haute Route des Pyrénées » inclut des activités, des objectifs, et des routines spécifiques.
• Processus d’une phase de vie :
  • Début : Faire une intention claire avec des objectifs et une vision de la journée idéale pendant cette période.
  • Milieu : Journaling quotidien et hebdomadaire pour rester aligné et ajuster si nécessaire.
  • Fin : Réaliser un bilan en revisitant notes, photos, et souvenirs, puis préparer la phase suivante.
• Lien entre phases de vie et gestion du temps :
  • La planification des phases se fait à une échelle macro (mois, trimestre) en fonction des objectifs principaux.
  • La gestion du temps se fait ensuite à des échelles plus micro (semaine, journée).
• Adaptation des méthodes de gestion du temps selon la phase de vie :
  • Il n’existe pas une méthode unique de gestion du temps.
  • Chaque phase de vie nécessite une approche différente, en fonction des besoins et des priorités.
    • Phase légère (vacances, exploration) : Utilisation de listes de tâches simples et minimalistes.
    • Phase intense (projets exigeants) : Méthodes plus structurées, comme le time blocking.
• Organisation globale :
  • Les intentions et objectifs des phases de vie servent de fondation.
  • La planification et la gestion du temps (hebdomadaire et quotidienne) découlent de cette base, assurant un système d’organisation aligné sur les besoins personnels.

• Planification des phases de vie :
  • Planifier les objectifs et intentions de la phase sur une période donnée (exemple : du 6 mars au 16 avril).
  • Ajuster et affiner cette planification chaque semaine en fonction des besoins et des imprévus.
• Systèmes de gestion du temps hebdomadaire : trois méthodes principales :
  • Time blocking :
    • Organisation des journées en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques.
    • Ordre recommandé : contraintes > activités génératrices de revenus > activités nourrissantes > temps avec les autres.
    • Toujours prévoir :
      • Une demi-journée libre par semaine pour les imprévus.
      • 20 % de temps supplémentaire par tâche pour mieux anticiper.
    • Utile pour des périodes productives de 1 à 3 mois, mais peut être épuisant à long terme.
  • Tableau État-Activité :
    • Observer ses états énergétiques (ex. : flow, curiosité, surcharge, fatigue) et associer des activités adaptées à chaque état.
    • Exemple :
      • En état de flow : création de contenu.
      • En état surchargé : jouer de la guitare.
      • En état fatigué : lecture ou film détente.
    • Connecter chaque activité à des objectifs de phase de vie ou de vision à long terme.
    • Avantages :
      • Écoute de soi en temps réel.
      • Maintien d’une progression alignée avec sa vision, même dans des moments fluctuants.
  • Listes de tâches minimalistes :
    • Planification hebdomadaire ou quotidienne avec une simple liste de « to-do ».
    • Convient pour des phases légères, comme les vacances ou les voyages.
    • Processus :
      • Collecter toutes les tâches à réaliser.
      • Les organiser en actions principales et complémentaires.
      • Les répartir sur les jours de la semaine de manière réaliste.
• Exemples concrets des trois méthodes :
  • Time blocking :
    • Création d’un emploi du temps précis avec des plages horaires dédiées (ex. : tournage, scripting vidéo, routine).
  • Tableau État-Activité :
    • Associer des activités spécifiques à chaque état énergétique (ex. : lire en état fatigué, produire des vidéos en état énergique).
  • Listes de tâches minimalistes :
    • Répertorier les tâches, les organiser par priorité, puis les assigner à des jours spécifiques de manière flexible.
• Maîtriser et combiner les trois systèmes :
  • Savoir quand utiliser chaque méthode en fonction de la phase de vie.
  • L’objectif est de s’adapter pour rester productif et aligné avec ses intentions, tout en évitant l’épuisement.
• Progrès dans le système d’organisation :
  • Vision : définir où aller.
  • Planification à long terme : organiser les phases de vie.
  • Gestion du temps : utiliser les trois méthodes pour organiser les semaines et les journées.

• Gestion de la charge mentale et des intrants :
  • Un bon système de gestion des fichiers, des notes et des flux (emails, notifications) est essentiel pour ne pas se sentir noyé.
  • Transition d’un tri thématique (par catégorie) à un tri basé sur l’utilité (par besoin futur).
• Tri par utilité : un changement de paradigme :
  • Problème avec le tri thématique : une même information peut appartenir à plusieurs catégories, rendant difficile son rangement et sa recherche future.
  • Solution : tri par utilité :
    • Se demander « Quand aurai-je besoin de ce fichier/note à nouveau ? » pour le classer à l’endroit le plus pertinent.
• Architecture de dossiers « IPCRA » :
  • Inbox :
    • Boîte de réception temporaire pour stocker les éléments à classer (doit être vidée chaque semaine).
  • Projets :
    • Pour les tâches avec un début et une fin clairs (ex. : écrire un livre, organiser un festival).
  • Casquettes :
    • Pour les grandes responsabilités ou domaines de vie sans début ni fin définis (ex. : administratif, maison, travail, danse).
  • Ressources :
    • Fichiers et notes intéressants mais non utilisés actuellement (ex. : dossiers sur la danse, la permaculture).
  • Archives :
    • Projets et casquettes terminés, classés par année ou par thématique pour référence.
• Algorithme de tri des fichiers :
  • Traitement immédiat :
    • Si vous avez le temps, classer le fichier directement. Sinon, le stocker dans l’Inbox.
  • Questions-clés pour le tri :
    • Est-ce lié à un projet en cours ?
    • Est-ce relatif à une casquette ?
    • Sera-t-il utile plus tard ?
  • Classement final :
    • Classer dans la catégorie appropriée (Projet, Casquette, Ressources, ou Archive).
• Exemple d’application : gestion d’un projet à long terme :
  • Un projet peut être actif sur 10 ans (ex. : « Atomic Warehouse » pour un studio créatif).
  • Les idées et fichiers (photos, discussions, inspirations) sont collectés dans le dossier du projet, même s’il n’est pas encore en cours.
  • Cela permet une phase de « divergence » riche (accumulation d’idées), suivie d’une phase de « convergence » (tri et action) lors du démarrage effectif.
• Avantages du tri par utilité :
  • Projets plus matures et riches grâce à une collecte d’idées continue et anticipée.
  • Simplification de la recherche d’informations, car elles sont stockées en fonction de leur pertinence future.
• Système transversal et unifié :
  • L’architecture « IPCRA » doit être cohérente à travers toutes les applications (notes, fichiers, emails).
  • Unifier les dossiers pour éviter de perdre ou dupliquer les informations.

• Partie 5 : Gestion des flux au quotidien :
  • Le problème des flux constants :
    1. Nous vivons dans un monde saturé par les flux (emails, notifications, messages, articles, vidéos, etc.), ce qui peut créer une surcharge mentale.
    2. Utiliser des outils et processus adaptés est essentiel pour éviter d’être submergé.
  • Flux courants et processus associés :
    1. Emails :
       • Objectif : atteindre une « Inbox Zéro » grâce à un processus simple :
         • Faire une tâche (ajouter à une to-do list).
         • Créer un événement (calendrier).
         • Répondre si cela prend moins de 2 minutes.
         • Archiver dans un logiciel comme Obsidian ou Gmail.
         • Ajouter à une liste « à lire plus tard » (outil : Readwise Reader).
    2. Messages :
       • Désactiver les notifications, sauf pour les contacts urgents.
       • Répondre à des moments définis dans la journée.
       • Utiliser un agrégateur comme Beeper pour centraliser toutes les conversations.
    3. Articles et vidéos :
       • Utiliser Readwise Reader pour sauvegarder, organiser et annoter des articles et vidéos à lire/visionner plus tard.
       • Fonctionnalités supplémentaires :
         • Résumer ou commenter les articles avec une IA.
         • Intégrer des flux RSS pour suivre ses sources préférées.
         • Prendre des notes directement sous les vidéos.
    4. Idées et discussions :
       • Mettre en place un système de capture rapide :
         • Ex. : envoyer un message vocal à un bot (Telegram, WhatsApp), qui le classe automatiquement dans une application de prise de notes comme Obsidian.
       • Organiser les idées dans un « second cerveau » pour y accéder facilement.
  • Philosophie des flux :
    1. Adapter les outils et processus aux contextes (par exemple : noter une idée en marchant ou capturer une idée en voiture via un message vocal).
    2. Créer des processus clairs pour chaque type de flux et les intégrer à sa routine.

• Partie 6 : Création de routines de maintenance :
  • Importance des routines hebdomadaires :
    1. Même avec un bon système, le chaos hebdomadaire (imprévus, tâches inachevées) peut s’accumuler.
    2. Une routine régulière est indispensable pour maintenir un système fonctionnel sur le long terme.
  • Construire une routine hebdomadaire efficace :
    1. Lister les éléments à maintenir :
       • Exemple : nettoyer les emails, classer les notes, planifier les objectifs de la semaine.
    2. Transformer ces tâches en actions concrètes :
       • Exemple : passer la boîte mail en « Inbox Zéro ».
    3. Bloquer un créneau dans le calendrier :
       • Exemple : une « revue hebdomadaire » chaque dimanche.
  • Exemple de routine hebdomadaire :
    1. Nettoyage :
       • Répondre aux messages (Telegram, WhatsApp, emails).
       • Nettoyer l’environnement (appartement, appareils).
    2. Journaling :
       • Faire un bilan rapide de la semaine passée :
         • Objectifs atteints ou non.
         • Ressenti énergétique de la semaine.
         • Actions bénéfiques réalisées.
         • Points à améliorer pour la semaine suivante.
    3. Planification de la semaine à venir :
       • Réviser les objectifs principaux.
       • Définir les priorités et tâches pour chaque jour.
• Finalisation de la routine hebdomadaire :
  • Étape 1 : Revues des notes et idées de la semaine passée :
    • Revisiter les journaux quotidiens pour collecter toutes les idées importantes et les classer dans les bons dossiers (ex. : projets, casquettes, etc.).
  • Étape 2 : Planification de la semaine suivante :
    • Choisir les tâches principales à accomplir en fonction de la méthode de gestion du temps (Time blocking, Tableau État-Activité ou To-do minimaliste).
    • Exemple avec le Time blocking :
      • Organiser les contraintes, les actions génératrices de revenus, les activités plaisantes, puis les loisirs sociaux.

• Importance de la routine pour la durabilité du système :
  • Sans routine de maintenance, des incohérences apparaissent, rendant le système peu fiable, ce qui mène à son abandon.
  • Une bonne routine garantit une confiance continue dans le système d’organisation.

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